# Proposer un événement public - Link: https://ville.gaspe.qc.ca/loisirs-sports-culture/organismes/portail-organismes/proposer-un-evenement-public - Published: 2026-05-06T23:26:39-04:00 - Author: Sonia Marquette ## Organisation d’un événement public Formulaire destiné aux organismes qui organisent des événements sur le territoire afin de recueillir leurs besoins et les informations nécessaires à une bonne planification de ceux-ci. Étape 1 sur 5 LinkedIn Ce champ n’est utilisé qu’à des fins de validation et devrait rester inchangé. ### Information sur l'organisme Nom légal de l'organisme(Nécessaire) Numéro d'entreprise du Québec (NEQ) ### Personne responsable Nom Prénom Nom Titre de la personne responsable Numéro de téléphone(Nécessaire) Autre numéro de téléphone Courriel(Nécessaire) Saisissez un e-mail Confirmez l’e-mail ### Personne ressource (si différente) Nom Prénom Nom Site web de l'organisme ### Description de l'événement Nom de l'événement(Nécessaire) Brève description et objectifs de l'événement(Nécessaire) Retombées de l'événement pour la communauté(Nécessaire) ### Dates de l'événement Date de début de l'événement Jour Mois Année Date de fin de l'événement Jour Mois Année Date de livraison du matériel par la Ville de Gaspé Jour Mois Année ### Lieu de l'événement Adresse Adresse postale Adresse ligne 2 Ville Province Code postal ### Détails de l'événement Nature de l'événement(Nécessaire) Culturel Sportif Communautaire Autre Fréquence(Nécessaire) Récurrent Ponctuel Nombre de participants et de visiteurs attendus(Nécessaire) 500 et moins 501 à 1 000 1 001 à 5 000 5 001 à 10 000 Plus de 10 000 Clientèle(s) visée(s) Adolescents Aînés Enfants Adultes Famille Autre Tarification(Nécessaire) Oui Non Billeterie Frais d’inscription Coût et détail des tarifs de la billetterie Y a-t-il des bénévoles impliqués dans votre événement ?(Nécessaire) Oui Non Nombre de bénévoles estimé Veuillez saisir un nombre entre **0** et **500**. ### Documents demandés ### Documents obligatoires Résolution du conseil d'administration désignant le responsable de l'événement(Nécessaire) Types de fichiers acceptés : docx, pdf, Taille max. des fichiers : 10 MB. Preuve d'assurance (5 000 000$)(Nécessaire) Types de fichiers acceptés : docx, pdf, Taille max. des fichiers : 10 MB. ### Autres documents demandés Veuillez fournir l’identification et localisation des équipements suivants sur le plan d’aménagement du site: * Scène * Poubelle * Toilette * Entrée du site * Remorque d’équipements de la Ville Utiliser Google Maps ou la Matrice graphique de la Ville. Plan d'aménagement Types de fichiers acceptés : docx, pdf, Taille max. des fichiers : 10 MB. Programmation détaillée Types de fichiers acceptés : docx, pdf, Taille max. des fichiers : 10 MB. ### Besoin en matériel Description des demandes de service et prêts d’équipements municipaux. La Ville de Gaspé peut fournir certains équipements selon leurs disponibilités et la priorité des demandes. S.V.P. indiquer seulement le nombre nécessaire d’équipements pour votre événement afin de permettre à plus d’organismes d’en profiter. Bac de poubelle Veuillez saisir un nombre entre **0** et **10**. Maximum 10 Bac de recyclage Veuillez saisir un nombre entre **0** et **10**. Maximum 10 Bac de compost Veuillez saisir un nombre entre **0** et **10**. Maximum 10 Table bistro (24*24) Veuillez saisir un nombre entre **0** et **40**. Maximum 40 Table pliante Veuillez saisir un nombre entre **0** et **50**. Maximum 50 Table de pique-nique Veuillez saisir un nombre entre **0** et **20**. Maximum 20 Chaises Veuillez saisir un nombre entre **0** et **200**. Maximum 200 Clôtures de foule Veuillez saisir un nombre entre **0** et **100**. Maximum 100 Clôtures de construction Veuillez saisir un nombre entre **0** et **50**. Maximum 50 Cônes de signalisation Veuillez saisir un nombre entre **0** et **200**. Maximum 200 Kiosque promotionnel de la Ville Veuillez saisir un nombre entre **0** et **2**. Maximum 2 Banderole promotionnelle de la Ville Veuillez saisir un nombre entre **0** et **2**. Maximum 2 ### Besoins électriques Avez-vous des besoins électriques particuliers ? Oui Non Si oui, décrire les besoins Les organisateurs d’événements sont responsables de gérer leurs branchements. Nous pouvons prêter du matériel, toutefois l’évaluation des besoins et du branchement doit être fait par un professionnel (électricien certifié). Nom de l'entreprise électrique Nom de l'électricien sur place Numéro RBQ Téléphone de l'électricien Courriel de l'électricien ### Autres besoins Autres besoins ### Engagements de l'organisme ### Engagement de l’organisme L’événement doit favoriser la convivialité entre les citoyens et être ouvert à tous sans distinction ni exclusion interdite par la loi. Durant l’événement, nul ne peut diffuser, publier ou exposer publiquement un avis, un symbole ou un signe comportant une forme de discrimination, ou donner une autorisation à cet effet. * L’organisme s’engage à favoriser l’accessibilité du site de l’événement aux personnes à mobilité réduite. * L’organisme s’engage à maintenir accessible à tout le domaine public appartenant à la Ville de Gaspé. * L’organisme s’engage à s’assurer en tout temps la sécurité du public sur le site de l’événement. * L’organisme s’engage à respecter les règlements, les normes et les consignes ayant trait à l’occupation du domaine public et à la tenue d’un événement local. * L’organisme s’engage à détenir, pendant toute la durée de l’occupation du domaine public appartenant à la Ville de Gaspé, une police d’assurance responsabilité civile offrant une protection minimale de 5 000 000 $, pour blessures corporelles et dommages matériels ou tout autre préjudice, et protégeant la Ville de Gaspé et lui-même. L’organisme doit également faire parvenir une preuve d’assurance qui coassure la Ville de Gaspé. * L’organisme s’engage à maintenir le domaine public appartenant à la Ville de Gaspé propre et à le remettre dans l’état dans lequel il a été pris. En cas de dommage, l’organisme devra réparer à ses frais tout bris à la satisfaction de la Ville. Cette dernière pourra réparer les dommages et faire parvenir la facture à l’organisme. * L’organisme s’engage à afficher sur les lieux publics de l’événement les ordonnances émises (les permis et autorisations demandées). * S’il y a vente de boissons alcooliques dans les infrastructures de la Ville, l’organisme s’engage à faire parvenir une copie du permis d’alcool avant la tenue de l’événement. * L’organisme doit aviser la Ville de toute modification à sa raison sociale, à son statut juridique, à ses coordonnées, à la nature de ses activités ainsi que tout changement aux objectifs, aux échéanciers ou tout autre composante de l’événement. * L’organisme garantit et tient la Ville indemne de toute réclamation et de tout dommage de quelque nature que ce soit, causé par l’organisme, ses employés, ses préposés, ses représentants ou contractants en relation avec l’événement. * L’organisme s’engage, en outre, à prendre fait et cause pour la Ville dans toute réclamation ou poursuite contre la Ville, à l’indemniser de toute dépense, de tout jugement et de toute condamnation qui pourrait être prononcée contre la Ville et à payer en ses lieux et place toutes sommes qu’elle aurait à débourser avant ou après jugement, en raison de ce qui est décrit au précédent article. * L’organisme s’engage à vider toutes les poubelles avant la récupération de ces dernières par la Ville de Gaspé. * L’organisme s’engage à remettre le matériel dans le même état ainsi qu’au même endroit que reçu lors de la livraison. #### Advenant une demande de soutien financier Advenant que la demande de tenue d’événement public implique une demande de soutien financier : * L’organisme s’engage à utiliser la subvention dans le but de l’événement public présenté, et ce, en correspondance avec les caractéristiques de l’événement et avec les prévisions budgétaires décrites dans la présente demande de tenue d’événement public. * Si le bilan financier du projet fait état d’un surplus budgétaire, la Ville pourrait demander à l’organisme de rembourser en partie ou d’utiliser ce dernier à des fins semblables à celles poursuivies par le programme. * L’organisme s’engage à informer aussitôt la direction des Loisirs et de la Culture de la Ville de Gaspé s’il ne peut réaliser l’événement, en tout ou en partie. * L’organisme s’engage à transmettre à la direction des Loisirs et de la Culture de la Ville de Gaspé, au plus tard quarante-cinq (45) jours après la fin du projet, un bilan complet de l’événement. En foi de quoi, le soussigné reconnaît avoir pris connaissance de toutes les dispositions de la présente. Engagement En cochant cette case, je reconnais avoir pris connaissance de toutes les dispositions de la présente demande. ### Pour toute question * Par courriel : [loisirs@ville.gaspe.qc.ca](https://ville.gaspe.qc.ca/loisirs-sports-culture/organismes/portail-organismes/loisirs@ville.gaspe.qc.ca) * Par la poste : * Direction des Loisirs et de la Culture Ville de Gaspé 25, rue de l’Hôtel-de- Ville Gaspé (Québec) G4X 2A5