Proposer un événement public

Documents obligatoires

Autres documents demandés

Veuillez fournir l’identification et localisation des équipements suivants sur le plan d’aménagement du site:

• Scène
• Poubelle
• Toilette
• Entrée du site
• Remorque d’équipements de la Ville

Utiliser Google Maps ou la Matrice graphique de la Ville.

Engagement de l’organisme

L’événement doit favoriser la convivialité entre les citoyens et être ouvert à tous sans distinction ni exclusion interdite par la loi. Durant l’événement, nul ne peut diffuser, publier ou exposer publiquement un avis, un symbole ou un signe comportant une forme de discrimination, ou donner une autorisation à cet effet.

• L’organisme s’engage à favoriser l’accessibilité du site de l’événement aux personnes à mobilité réduite.
• L’organisme s’engage à maintenir accessible à tout le domaine public appartenant à la Ville de Gaspé.
• L’organisme s’engage à s’assurer en tout temps la sécurité du public sur le site de l’événement.
• L’organisme s’engage à respecter les règlements, les normes et les consignes ayant trait à l’occupation du domaine public et à la tenue d’un événement local.
• L’organisme s’engage à détenir, pendant toute la durée de l’occupation du domaine public appartenant à la Ville de Gaspé, une police d’assurance responsabilité civile offrant une protection minimale de 5 000 000 $, pour blessures corporelles et dommages matériels ou tout autre préjudice, et protégeant la Ville de Gaspé et lui-même. L’organisme doit également faire parvenir une preuve d’assurance qui coassure la Ville de Gaspé.
• L’organisme s’engage à maintenir le domaine public appartenant à la Ville de Gaspé propre et à le remettre dans l’état dans lequel il a été pris. En cas de dommage, l’organisme devra réparer à ses frais tout bris à la satisfaction de la Ville. Cette dernière pourra réparer les dommages et faire parvenir la facture à l’organisme.
• L’organisme s’engage à afficher sur les lieux publics de l’événement les ordonnances émises (les permis et autorisations demandées).
• S’il y a vente de boissons alcooliques dans les infrastructures de la Ville, l’organisme s’engage à faire parvenir une copie du permis d’alcool avant la tenue de l’événement.
• L’organisme doit aviser la Ville de toute modification à sa raison sociale, à son statut juridique, à ses coordonnées, à la nature de ses activités ainsi que tout changement aux objectifs, aux échéanciers ou tout autre composante de l’événement.
• L’organisme garantit et tient la Ville indemne de toute réclamation et de tout dommage de quelque nature que ce soit, causé par l’organisme, ses employés, ses préposés, ses représentants ou contractants en relation avec l’événement.
• L’organisme s’engage, en outre, à prendre fait et cause pour la Ville dans toute réclamation ou poursuite contre la Ville, à l’indemniser de toute dépense, de tout jugement et de toute condamnation qui pourrait être prononcée contre la Ville et à payer en ses lieux et place toutes sommes qu’elle aurait à débourser avant ou après jugement, en raison de ce qui est décrit au précédent article.
• L’organisme s’engage à vider toutes les poubelles avant la récupération de ces dernières par la Ville de Gaspé.
• L’organisme s’engage à remettre le matériel dans le même état ainsi qu’au même endroit que reçu lors de la livraison.

Advenant une demande de soutien financier

Advenant que la demande de tenue d’événement public implique une demande de soutien financier :

• L’organisme s’engage à utiliser la subvention dans le but de l’événement public présenté, et ce, en correspondance avec les caractéristiques de l’événement et avec les prévisions budgétaires décrites dans la présente demande de tenue d’événement public.
• Si le bilan financier du projet fait état d’un surplus budgétaire, la Ville pourrait demander à l’organisme de rembourser en partie ou d’utiliser ce dernier à des fins semblables à celles poursuivies par le programme.
• L’organisme s’engage à informer aussitôt la direction des Loisirs et de la Culture de la Ville de Gaspé s’il ne peut réaliser l’événement, en tout ou en partie.
• L’organisme s’engage à transmettre à la direction des Loisirs et de la Culture de la Ville de Gaspé, au plus tard quarante-cinq (45) jours après la fin du projet, un bilan complet de l’événement.

En foi de quoi, le soussigné reconnaît avoir pris connaissance de toutes les dispositions de la présente.

Pour toute question

• Par courriel : loisirs@ville.gaspe.qc.ca
• Par la poste :

  Direction des Loisirs et de la Culture
  Ville de Gaspé
  25, rue de l’Hôtel-de-Ville
  Gaspé (Québec) G4X 2A5