Sous la supervision de la directrice des services juridiques et du greffe, la personne titulaire du poste assiste cette dernière dans l’ensemble des activités liées aux fonctions administratives et juridiques des services juridiques. En l’absence de la greffière, ou si celle-ci est dans l’incapacité d’agir, le ou la greffière adjointe, la remplace et assume tous les devoirs de la charge de greffier, avec les mêmes droits, pouvoirs et privilèges et sous les mêmes obligations et pénalités. Il ou elle assiste alors aux séances plénières et publiques du conseil, assure la supervision du personnel et l’exécution des tâches nécessaires au bon fonctionnement du service. Le ou la titulaire du poste agit à titre de substitut au responsable de l’accès à l’information.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET FONCTIONS :

• Assister la greffière dans la planification, l’organisation et la réalisation des activités administratives du service, le tout conformément aux dispositions des différents règlements et lois en vigueur, notamment la Loi sur les cités et villes et la Loi sur les compétences municipales,
• Assurer la gestion, l’organisation et le maintien du système de classement et des archives de la municipalité;
• Procéder à l’analyse, à l’implantation, au déploiement et à la mise à jour d’une solution de gestion intégrée des documents (GID) ou de gestion électronique des documents (GED) tout en assurant la transition entre les systèmes;
• Rédiger et mettre en place les politiques, directives, procédures et méthodes de travail propre à la gestion et à l’utilisation des documents administratifs et des archives de la municipalité;
• Participer au suivi des dossiers d’assurance de la ville et des réclamations et lorsque requis, représente la ville lors de litiges opposant celle-ci à des tiers devant certaines instances judiciaires;
• Rédiger, sous la supervision de la greffière, et vérifier des documents à caractère juridique (contrats, règlements, ententes, politiques, avis publics et autres) en plus d’effectuer diverses recherches;
• Assister la greffière dans la vérification des appels d’offres et participer au suivi du processus d’appels d’offres et à l’application des règles de gestion contractuelle;
• Assister la greffière dans le traitement des demandes d’accès à l’information conformément aux dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;
• Assurer la mise en place et le respect de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels;
• Participer à l’organisation de la vente pour défaut de paiement des taxes;
• Collaborer à la préparation et aux suivis des élections municipales et à la tenue de scrutins référendaires ou de consultations publiques;
• Procéder à l’assermentation des citoyens et des tiers lorsque requis;
• Remplacer au besoin la greffière en son absence et assumer les responsabilités administratives et légales;
• Collaborer avec l’ensemble du personnel de la municipalité à l’accomplissement d’une réussite organisationnelle basée sur les valeurs et les objectifs de la municipalité.
• Participer aux interventions de mesures d’urgence de la Ville ;
• Effectuer diverses tâches pertinentes à la fonction confiée par son supérieur immédiat.

PROFIL RECHERCHÉ – QUALIFICATIONS REQUISES

• Détenir un diplôme de premier cycle en droit;
• Posséder un minimum de trois (3) années d’expérience pertinente à la fonction dont au moins une année au sein d’une municipalité serait un atout;
• Être membre de la Chambre des notaires ou du Barreau du Québec serait un atout;
• L’absence de formation académique demandée pourra être compensée par une technique juridique jumelée à une expérience professionnelle très pertinente;
• Avoir une bonne connaissance des règles de gestion documentaire applicables à une municipalité;
• Maîtriser les principaux logiciels et outils informatiques nécessaires à la fonction;
• Avoir de l’expérience avec le système de gestion du conseil SyGED serait un atout;
• Avoir un très bon esprit d’analyse, de recherche, de synthèse et de rédaction;
• Démontrer une bonne capacité de communication orale et écrite;
• Avoir de la facilité pour le travail en équipe;
• Faire preuve de rigueur, dynamisme, de leadership, d’un grand sens de l’organisation et de jugement;
• Démontrer une grande préoccupation pour le service à la clientèle;
• Savoir respecter la confidentialité des renseignements obtenus dans le cadre de ses fonctions;
• La personne retenue devra fournir un formulaire d’antécédents criminels ainsi qu’un certificat médical.

RÉMUNÉRATION 

• Selon la classe 5 du guide de gestion du personnel-cadre en fonction à la ville de Gaspé
• Salaire annuel variant de 71 778$ à 99 357$
• Régime de retraite à prestation déterminées
• Régime d’assurance-collective
• Avantages sociaux compétitifs (congés vacances, fériés, mobiles et maladie)

DATE PRÉVUE D’ENTRÉE EN FONCTION : Dès que possible

Les personnes intéressées par ce poste doivent s’assurer que leur curriculum vitae, accompagné d’une copie des diplômes requis, soit reçu à la direction des Ressources humaines de la Ville de Gaspé à l’adresse ci-dessous,  au plus tard le 14 octobre 2024.

Ville de Gaspé
Annie Arsenault, directrice des Ressources humaines
25, rue de l’Hôtel-de-Ville
Gaspé (Québec)  G4X 2A5
Téléphone : (418) 368-2104 poste 8500

Courriel : annie.arsenault@ville.gaspe.qc.ca